PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

SISTEM MANAJEMEN 1

PENDEKATAN SISYEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH

DAN

MEMBUAT KEPUTUSAN

MAYANG PUJI LESTARI

34110300

2DB10

UNIVERSITAS GUNADARMA

2011

DAFTAR ISI

Daftar Isi....................................................................................... ii

Kata pengantar………………………………………………………... iv

BAB I. PENDAHULUAN

1.1            Latar belakang masalah.............................................1  

1.2            Perumusan masalah………………………………… ..2

1.3            Tujuan penulisan…………………………………...... 3

BAB II. PEMBAHASAN

                 2.1               Pendekatan sistem.............................................................4

                 2.2               pemahaman dasar pemecahan masalah

                                    dan pembuatan keputusan..................................................5

                2.3               Tahapan pemecahan masalah

                                    dgn menggunakan pendekatan sistem.................................6

               2.4                Faktor manusia yang mempengaruhi

                                    pemecahan masalah...........................................................7

BABIII. PENUTUP

               3.1                Kesimpulan.......................................................................8

 DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................................9

KATA PENGANTAR

        Puji syukur penulis panjatkan kehadirat ALLAH SWT yang mana 
telah melimpahkan rahmat dan karunia -Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Makalah ini sesuai dengan waktu yang telah di tentukan. makalah ini di beri judul "PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN".
Makalah ini berisi penjelasan mengenai PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN yang bertujuan untuk memahami konsep dasar pendekatan sistem dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan.
Semoga Allah SWT membalas budi baik kepada semua pihak yang telah memberi bantuan baik moril maupun materil kepada penulis dalam menyelesaikan penulisan ini. 

Penulis menyadari bahwa penulisan ini masih terdapat kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu, penulis akan bersenang hati menerima segala saran dan kritik dari para pembaca demi kebaikan dan kesempurnaan tugas penulisan ini.

Jakarta, november 2011

       

             penulis

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAANG MASALAH

Masalah sering kali muncul dalam kehidupan manusia. Setiap permasalahan tidak
akan berhenti sendiri tanpa disertai solusi untuk menyelesaikannya.masalah sering kali
terjadi pada komunitas- komunitas baik komunitas kecil maupun komunitas besar.
Permasalahan yang kompleks sering terjadi pada perusahaan-perusahaan yang pada
akhirnya secara tidak langsung menuntut seorang menejer untuk membuat sebuah
keputusan. Pada saat ini suatu pendekatan sistematis untuk pemecahan masalah telah
diciptakan yang terdiri dari tiga jenis usaha :
- persiapan
- definisi
- solusi
Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan
sebagai suatu system dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi
subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mendefenisikan masalah, manajer
bergerak dari tingkat system ke subsistem dan menganalisis bagian-bagiansistem menurut
suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai
solusi alternative, mengevaluaasinya, memilh yang terbaik, menerapkannya, dan
membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagaimana
mestinya.


1.2 PERUMUSAN MASALAH

Masalah merupakan suatu kondisi yang memiliki potensi untuk

menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar

biasa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberikan respon

terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau

memanfaatkan peluang keuntungannya. Oleh karena itu masalah

penting untuk dipecahkan. Keputusan adalah pemilihan suatu

strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan

memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan

solusi terbaik atas masalah tersebut.

1.3 TUJUAN PENULISAN

Penulisan makalah ini bermaksud membuka pemikiran para mahasiswa untuk
lebih tanggap dalam menghadapi sebuah permasalahan dan mampu menyelesaikan
permasalah tersebut, dan tentunya tulisan ini sangat bermanfaat bagi para mahasiswa
ketika memasuki dunia kerja nantinya.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 PENDEKATAN SISTEM

Dalam melakukan pendekatan sistem ada langkah-langkah dan tahapan yang bisa dilakukan.
Tahap I: Usaha persiapan
Langkah-langkahnya adalah memandang perusahaan sebagai suatu sistem, mengenal sistem lingkungan (pemegang saham, pelanggan, masyarakat keuangan, masyarakat global, pemerintah, pesaing, pemasok, serikat kerja), mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan.
Tahap II: Usaha definisi
- Suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah).
- Mempelajari masalah untuk mencari solusi (pemahaman masalah).
- Mencari pemicu masalah (problem trigger) yang dapat berasal dari lingkungan atau dari dalam perusahaan.
- Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem. Caranya adalah menganalisis sisem menurut subsistem-subsistemnya. Kemudian apakah susbsistem itu terintegrasi menjadi satu unit yang berfungsi lancar? Lalu apakah semua subsistem bekerja untuk mencapai tujuan sistem? Setelah itu analisa top-down untuk mengidentifikasi tingkat sistem dimana penyebab persoalan berada.
- Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu.
Elemen-elemen sistem dapat dianalisis secara berurutan, yaitu:
1. Mengevaluasi standar (standar harus sah/valid, standar harus realistis, standar harus dimengerti oleh mereka yang akan mencapainya, dan standar harus terukur).
2. Membandingkan sistem output dengan standar.
3. Mengevaluasi manajemen.
4. Mengevaluasi pengolah informasi.
5. Mengevaluasi input dan sumber daya input.
6. Mengevaluasi proses transformasi.
7. Mengevaluasi sumber daya output.
Tahap III: Usaha solusi
- Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi. Dengan cara mencari jalan yang berbeda untuk memecahkan masalah yang sama. Seperti Brainstorming (tukar pikiran), dan Joint Application Design (rancangan aplikasi bersama).
- Mengevaluasi berbagai alternatif solusi. Contohnya dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, untuk mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah.
- Memilih solusi terbaik. Dengan cara menganalisis suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan dan mempertimbangkan konsekuensi pilihan tersebut pada tujuan organisasi. Kemudian memberi penilaian atas proses mental manajer. Setelah itu melakukan tawar-menawar atau negosiasi antara beberapa manajer.
- Menerapkan solusi. Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik tapi perlu diterapkan.
- Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu efektif.
Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan.
Ada beberapa faktor pribadi yang mempengaruhi pemecahan masalah.
1. Gaya merasakan masalah
Bagaimana menghadapi masalah ada 3 kategori:
- Penghindar masalah. Yang menghalangi kemungkinan masalah-mengabaikan informasi.
- Pemecah masalah. Tidak mencari masalah tidak juga menghindari masalah. Bila ada masalah akan dipecahkan.
- Pencari masalah. Menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
2. Gaya mengumpulkan informasi
- Gaya teratur. Mengikuti dan menyaring yang tidak berhubungan dengan bidangnya.
- Gaya menerima. Ingin melihat semua masalah dan menilai informasi tersebut.
3. Gaya menggunakan informasi
- Gaya sistematis. Mengikuti metode/cara yang telah ditetapkan.
- Gaya intuitif. Menyesuaikan pendekatan dengan situasi.
Walau tidak semua manajer mengikuti pendekatan sistem dalam pemecahan masalah, pendekatan sistem merupakan metodologi sistem dasar. Jadi manajer harus bisa menempatkan pendekatan sistem secara perspektif.

2.2 PEMAHAMAN DASAR PEMECAHAN MASALAH DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN
Masalah adalah suatu kondisi yg memiliki potensi utk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa.

· Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

· Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.

· Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.

· Pengambilan keputusan adl tindakan memilih strategi atau aksi yg manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tsb.

· Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.

· Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternatif.

Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala.

1. Kendala intern dapat berupa SD yg terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yg kurang memenuhi syarat, dll.

2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu. 

2.3 TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM

CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.

1. Usaha persiapan

3 langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah.

a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem

b) Mengenal sistem lingkungan

c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

2. Usaha definisi

Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya utk mencari solusi (pemahaman masalah)

a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

b) Menganalisis bagian sistem dalam suatu urutan tertentu

3. Usaha pemecahan

Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.

 2.4 FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

Merasakan masalah (problem solving styles)

Manajer dpt dibagi dlm 3 kategori dasar dlm hal gaya merasakan masalah mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

Penghindar masalah (problem avoider), manajer mengambil sikap positif & menganggap semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.

Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya. 

Mengumpulkan informasi (information-gathering styles)

Manajer dpt menunjukkan salah satu dari 2 gaya mengumpulkan informasi atau sikap thd total volume informasi yg tersedia :

Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

Menggunakan informasi (information-using styles)

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi, yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.

Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala). 

BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

konsep pendekatan sistem dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan itu sangat penting dalam manajemen.

Yang di perhatikan/pelajari:

-       Pemahaman dasar pemecahan masalah dan pembuatan keputusan

-       Tahapan pemecahan masalah dengan menggunakan pendekatan sistem

-       Faktor manusia yang mempengaruhi pemecahan masalah.

DAFTAR PUSTAKA

http://www.smecda.com

materi perkuliahan Sistem Informasi Manajemen